El Fondo de las Artes de la Universidad de Playa Ancha, es la unidad encargada de almacenar, conservar y difundir las obras y documentos que ha recopilado, de artistas nacionales e internacionales alcanzando cerca de 12500 piezas de arte, 7000 de ellas relacionadas a la técnica del grabado, estampas y matrices, monotipia y gráfica digital, así como también un importante conjunto de pinturas y esculturas.

Las múltiples técnicas y formatos que componen la colección, como su origen y procedencia, ha significado un desafío en el planteamiento de la puesta en valor desde el punto de vista archivístico, en la aplicación de las normativas existentes y los modelamientos conceptuales propios de la disciplina, derivando incluso, en una suerte de “deconstrucción” de la propuesta histórica de “ciclo del documento”, cuya concepción se presenta de mejor manera en la documentación de proceso de gestión, excluyendo de la teoría la existencia formal de la obra de arte como objeto de archivo. No obstante, el contexto y la significación testimonial puede ocurrir en cualquier lenguaje y soporte, ya sea oral, escrita, sonora, gráfica o electrónica, y que ese testimonio excede lo puramente técnico o jurídico – archivos clásicos -, incorporando los lenguajes de creación en otras dimensiones, como lo es la artística, cuya consecución de evidencias comparten una finalidad para la entidad creadora: transferencia de memoria histórica.

La necesidad de conservar y poner a disposición el resultado de esa memoria histórica, ha llevado al

planteamiento de un regulado proceso de puesta en valor, adaptando pasos significativos desde el ingreso de la obra-documento, hasta la conservación permanente.

La selección de obras que conforman El Archivo de Artes Visuales, en primer lugar, son sometidos a criterios homogéneos de descripción básica, es decir, Registro o Inventario de las colecciones, mediante lo cual se extraen del documento primario todas aquellas características físicas o de contenido, indistintamente de su tipología, y que permiten el rescate y normalización de los conceptos, de acuerdo con campos previamente determinados, como por ejemplo, el número de inventario, la Mención de Responsabilidad o Autoría, Título o Descriptor (a falta del primero), la Técnica de la obra referida, las Dimensiones y el Año.

Una vez que se formaliza el ingreso de un ítem en el contexto de la colección general y se extraen los primeros antecedentes descriptivos, se procede a la categorización tipológica de cada uno de ellos, permitiendo reunir un conjunto de elementos bajo características similares, tanto en formato como en contenido, y que entregan igualmente información uniforme. Este paso precede a la conformación del esquema clasificatorio, cuya función es agrupar los documentos o tipologías documentales, de acuerdo a una relación de jerarquía entre ellas.

Se considera sustancial en esta etapa el principio de procedencia u orden original de los ítems, es decir,

mantener los objetos de la misma autoría bajo el criterio de Subfondo por Artistas, como es el caso del Archivo de Artes Visuales, cuya propuesta se enfoca en esta compilación, debido al constante crecimiento de las colecciones.

Ejemplo de aplicación de la clasificación según tipologías documentales, en el Subfondo Carlos Hermosilla Álvarez:

TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES: 

• GRABADOS: xilografías, calcografías, litografías, grabados     intervenidos
• PINTURAS: óleo, acrílico
• DIBUJOS: tinta china, grafito, lápiz color
• MATRICES: linóleos, maderas, metales
• MONOTIPOS: subdivisión de soporte

La metodología anteriormente mencionada, es utilizada en todos los Subfondos compuestos por obras de similar naturaleza técnica y de soportes, siendo amplia la propuesta para incluir también materialidades menos frecuentes, como la gráfica digital. 

El Subfondo Carlos Hermosilla, por su complejidad y heterogeneidad, ha permitido ampliar las consideraciones tipológicas, adecuando el esquema de clasificación a futuras adquisiciones sin la necesidad de modificar la estructura previamente determinada, haciéndola flexible a las variaciones técnicas que se desarrollen con posterioridad.